法律や方針に違反していると思われる内容を社員が報告するのは、その人の勇気と、会社および同僚への尊敬の念を表した行為です。まず、上司に相談してください。管理職は、社員の懸念を客観的に聞き、迅速かつ効果的に問題に対処するはずです。その他のリソースとして、品質管理部、法務部、内部監査部、人事部、グローバルコンプライアンス部に適宜相談できます。これらの部門が利用できず相談先が分からない場合は、ホットラインで問題点を報告することができます。

ホットラインは、次の各方法でアクセスできます。

ホットラインに連絡して、違法行為、倫理問題、以下に列挙する会社方針・手続き上の違反行為を報告してください。

• 嫌がらせまたは差別
• 機密情報の保護
• 財務報告詐欺
• 環境、健康、安全に関する問題
• 販売・マーケティング方針の違反
• 製造または実験方針・手順の違反
• 薬物の流用または濫用
• インサイダー取引
• 違法行為

EUでは現地の特別な法律があるため、財務、会計監査、銀行、汚職に関する問題の場合にのみ、ホットラインを使用することができます。CephalonのEU事業部には、類似した別のホットライン手順が適用され、行動基準の補則として提供されています。EU事業部の手順のコピーが必要な場合は、法務部から入手することができます。

ホットラインへの電話はすべて、訓練されセーフハーバーの認証を受けた社外の専門家が取り扱います。この専門家は米国内におり、電話に応え問題について話を聞きます。母国語で話したい場合は、通訳サービスがあります。ホットラインへの電話は追跡・記録されません。匿名にしても、名前と連絡先を知らせてもかまいません。連絡先情報を残すと、調査の迅速な進行に役立つことがあります。匿名を選択した場合は、電話の終わりにホットラインの担当者が参照番号を与えますので、後日これを使ってその後の進行状況を把握することができます。ホットラインの報告書はすべて慎重に取り扱われます。身元を明かしたくない報告者本人の機密性を保護するため、現実的に可能な限りの手段をとり、問題への対処は秘密裡に行われます。もちろん、法律上の要件から、該当する政府機関に報告することがあります。

ホットライン担当者は電話での話しに基づき、個人情報を提供した場合はそれも含めて報告書を作成します。報告書はグローバルコンプライアンス部に送られ、現地の法律に従い、問題を検討し必要な調査を行う目的にのみ使用されます。Cephalonは、違法行為や不正の申し立てに対して公正で適切な調査を行います。この調査はグローバルコンプライアンス部が監督します。社員が、内部調査に参加、協力し、真実で完全な情報を提供することを、私たちは期待しています。

ホットラインはオプションで、これを使用しない社員が罰則を受けることはありません。報告された事件が確認されない場合でも、誠実に報告した社員が罰せられることはありません。誠実な報告に対する復讐行為は許されず、最悪の場合は解雇を含む懲罰の対象になります。一方、虚偽の報告をする社員は、懲罰の対象になります。Cephalonは、報告している件で不正を行っている人や、現在職務上で問題となっている人を赦免することはしません。