Werknemers die overtredingen van wetten en beleidslijnen rapporteren, tonen moed en respect voor Cephalon en hun collega’s. U moet eerst naar uw directe overste gaan. Men verwacht van de managers dat ze objectief naar de bezorgdheden van werknemers luisteren en problemen snel en doeltreffend afhandelen. Indien nodig, zijn er andere hulpinstanties, zoals de kwaliteitsafdeling, de juridische dienst, Interne Controle, HR en Global Compliance. Als u vindt dat deze kanalen niet beschikbaar zijn of als u niet zeker weet tot wie u zich moet richten, heeft u ook de optie om de Hotline (“The Hotline”) te gebruiken om uw zorgen te uiten.

U kunt de Hotline (“The Hotline”) op verschillende manieren bereiken:

Neem contact op met de Hotline om bezorgdheden over wetsovertredingen, ethische problemen of andere schendingen van bedrijfsbeleidsrichtlijnen of handelwijzen, zoals:

• Intimidatie of discriminatie
• Bescherming van vertrouweijke informatie
• Frauduleuze financiële verslaggeving
• Milieu-, gezondheids- en veiligheidskwesties
• Schendingen van verkoop- en marketingbeleid
• Schendingen van fabricatie- of laboratoriumbeleid of -processen
• Oneigenlijk gebruik of misbruik van geneesmiddelen
• Handel met voorkennis
• Wetsovertredingen

Ten gevolge van specifieke lokale wetten kan de Hotline (“The Hotline”) in de Europese Unie alleen gebruikt worden om bezordheden naar voren te brengen die te maken hebben met financiën, boekhoudkundige controles, bankieren of corruptie. Een afzonderlijke, maar soortgelijke handelwijze met betrekking tot de Hotline geldt voor Cephalon’s werkzaamheden in de EU en die als bijlage aan de Normen is toegevoegd. Extra kopieën van de procedure kunnen verkregen worden bij de Juridische Dienst.

Alle telefoongesprekken met de Hotline (“The Hotline”) worden behandeld door getrainde specialisten met een Safe-Harbordiploma en die niet tot het bedrijf behoren. De specialisten bevinden zich in de Verenigde Staten en beantwoorden uw telefoon en luisteren naar uw bezorgdheden. Er zijn vertaaldiensten beschikbaar, als u in uw moedertaal wilt spreken. Telefoons naar de Hotline (“The Hotline”) worden niet opgespoord of opgenomen en u mag kiezen of u anoniem wilt blijven of dat u uw naam en contactinformatie doorgeeft. Het achterlaten van contactinformatie kan van pas komen om een onderzoek te bespoedigen. Mocht u aan het eind van het gesprek besluiten om anoniem te blijven, dan geeft de Hotline specialist u een referentienummer, zodat u op een later tijdstip navraag kan doen over het onderwerp van uw bezorgdheid. Alle Hotlinemeldingen worden met discretie behandeld. We doen alles wat in de praktijk mogelijk is om de anonimiteit te beschermen van melders die hun identiteit niet willen onthullen en om bezorgdheden op vertrouwelijke wijze te behandelen, onderhevig, uiteraard, aan een wettelijke eis tot bekendmaking aan een aangewezen regeringsautoriteit.

De Hotlinespecialist stelt een rapport samen op basis van uw telefoon, waarin alle persoonlijke gegevens vermeld worden die u verstrekt heeft. Het rapport wordt naar Global Compliance gestuurd met als enig doel om de zaak te laten bekijken en elk eventueel benodigd onderzoek uit te voeren in overeenstemming met de lokale wet. Cephalon leidt eerlijke en van toepassing zijnde onderzoeken naar beschuldigingen van wangedrag of wandaden. Dergelijke onderzoeken staan onder toezicht van Global Compliance. We verwachten dat de werknemers deelnemen aan, en samenwerken met interne onderzoeken en waarheidsgetrouwe en complete informatie verstrekken.

De Hotline (“The Hotline”) is facultatief en werknemers die er geen gebruik van wensen te maken, worden niet gestraft. Werknemers die te goeder trouw meldingen doen, worden niet gestraft, zelfs als het gemelde incident niet bevestigd wordt. Wraakacties voor zulke te goeder trouw gedane meldingen worden niet toegestaan en kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, zelfs tot beëindiging van het dienstverband. Anderzijds worden er disciplinaire maatregelen getroffen tegenover werknemers die meldingen te kwader trouw doen. Cephalon kent geen amnestie toe aan een persoon die betrokken is bij wandaden waarover hij of zij een verslag aan het maken is of die aanhoudend prestatieproblemen heeft.